Jak jednocześnie obniżyć koszty i unowocześnić komunikację w firmie?

Grupa Synthos S.A. ograniczyła koszty związane z utrzymaniem systemu komunikacji i zwiększyła produktywność swoich pracowników dzięki wdrożeniu rozwiązania zunifikowanej komunikacji w oparciu o Microsoft? Lync Server 2010. Firma pozytywnie ocenia efekty tego wdrożenia dla całej organizacji, zarówno pod względem kosztowym, jak i wydajnościowym. ?Komunikacja poprzez rozwiązania VoIP jest dla nas zdecydowanie najtańsza? ? argumentuje Marek Niziołek, dyrektor Działu IT w Grupie Synthos S.A.. Obecnie użytkowaną wersję 2010 Grupa Synthos S.A. zamierza już wkrótce zastąpić Lync Server 2013. ?W nowej wersji ma się pojawić wiele interesujących nas funkcji, w tym m.in. telefonia IP działająca w sieciach komórkowych oraz integracja z narzędziami Skype? ? dodaje Marek Niziołek. Cała inwestycja zwróci się w ciągu 3 lat.

Sytuacja i rozwiązanie

Grupa Synthos S.A. jest jednym z największych producentów surowców chemicznych w Polsce. Spółka jest pierwszym w Europie producentem kauczuków emulsyjnych oraz trzecim europejskim producentem polistyrenu do spieniania. Produkuje także komponenty chemiczne do wytwarzania farb, lakierów, powłok, klejów, mas tynkarskich, mas uszczelniających i innych tego typu produktów. Grupa Synthos S.A. posiada dwa zakłady produkcyjne w Oświęcimiu i Kralupach (Czechy). Firma zatrudnia łącznie ponad 2 200 osób, a jej roczne przychody sięgają 5,4 mld zł (2011 r.).

Jednym z kluczowych wyzwań działu IT, rzutującym na całą firmę stały się koszty i problemy związane z utrzymaniem istniejącego systemu komunikacji, w szczególności okablowania miedzianego około tysiąca linii na terenie zakładu produkcyjnego w Oświęcimiu. Duża część kosztów wynikała ze złego stanu okablowania, a także dublowania sieci telefonicznej i komputerowej.

Dział IT zakładał, że wdrożenie nowego systemu umożliwi firmie rezygnację z infrastruktury miedzianej, co nie tylko znacznie odciążyłoby operacyjną część budżetu firmy, ale jednocześnie podniosłoby niezawodność i jakość komunikacji. Dodatkową motywacją do unowocześnienia systemu komunikacji były korzyści wynikające z integracji sieci telefonicznej i informatycznej.

?Przedstawiliśmy zarządowi plan, z którego wynikało, że całość inwestycji w zunifikowany system komunikacji, włącznie z wymianą kabli miedzianych w zakładzie w Oświęcimiu na światłowody, zwróci się w ciągu ok. 3 lat. Plan spodobał się, również dlatego, że przedstawiał klarowną wizję komunikacji w skali całej firmy, a nie jedynie jednego zakładu? ? mówi Marek Niziołek, dyrektor Działu IT w Grupie Synthos S.A..

Podczas ewaluacji i wstępnych testów różnych rozwiązań z ich potencjalnymi użytkownikami wyszło na jaw, że ścisła integracja z aplikacjami Microsoft Office jest jednym z kluczowych obszarów wymagań w Grupie Synthos.

?Dokonaliśmy analizy dostępnych na rynku rozwiązań oraz testów. Microsoft oferował najlepszą integrację i wiele użytecznych funkcji dodatkowych. Dodatkowo uznaliśmy, że warto wykorzystać fakt, że nasi pracownicy tak pozytywnie oceniają możliwości integracji narzędzi Unified Communications z pakietem Microsoft Office. Co więcej, rozwiązanie oparte na platformie Microsoft było najkorzystniejsze finansowo. To zaważyło na naszym wyborze? ? dodaje Marek Niziołek, dyrektor Działu IT w Grupie Synthos S.A.

?Nowoczesne rozwiązania IT to narzędzia, dzięki którym przedsiębiorstwa mogą zwiększać swoją efektywność i optymalizować koszty. Inwestycja Grupy Synthos S.A. to przykład skutecznego zarządzania i wykorzystywania nowoczesnych rozwiązań IT dla poprawy efektywności całej organizacji. Cieszę się, że rozwiązanie Microsoft spotkało się z zaufaniem i najwyższą oceną ze strony Grupy Synthos? – mówi Piotr Chrobot, dyrektor działu Small & Medium Business Solutions and Partners z polskiego oddziału Microsoft.

Jak to działa

Zaprojektowanie architektury rozwiązania opartego na platformie komunikacyjnej Microsoft przeprowadziła firma Damovo, która obsługiwała dotychczasowy system telefoniczny Grupy Synthos S.A.. Równolegle z wdrożeniem rozwiązań Microsoft w Synthos wymieniono zawodną i kosztowną w utrzymaniu sieć miedzianą na światłowody. Obecnie Grupa Synthos S.A. wykorzystuje dwa serwery Lync Server 2010 Standard Edition. Pierwszy działa w trybie produkcyjnym, drugi zaś oczekuje w pełnej gotowości by przejąć ruch, gdyby serwer podstawowy uległ awarii.

?Każdy aparat telefoniczny działający w Grupie Synthos S.A. ?zna? adresy IP obu serwerów i w razie niemożności połączenia się z serwerem podstawowym łączy się z zapasowym. Proste rozwiązania najlepiej sprawdzają się w praktyce?? mówi Tomasz Białas, odpowiedzialny za wdrożenie Lync Server 2010 w Synthos S.A. z ramienia Damovo. Serwer komunikacyjny Microsoft udostępnił użytkownikom standardowe usługi: telefonię IP, wideokonferencje IP, komunikator błyskawiczny oraz informację o dostępności. Ale nie tylko.

?Dzięki połączeniu z innymi systemami, platforma Lync umożliwia pracownikom firmy dostęp do m.in. poczty głosowej, inicjowanie i uczestnictwo w już trwających telekonferencjach wysokiej rozdzielczości i wymianę komunikatów z użytkownikami urządzeń mobilnych, w tym BlackBerry. Pozwala także na komunikację ze specjalistycznymi systemami telefonicznymi, wykorzystującymi aparaty przemysłowe z zabezpieczeniami przeciwwybuchowymi? ? wyjaśnia Andrzej Dąbrowski, starszy specjalista w Dziale IT w Grupie Synthos S.A.

Planowany rozwój

Korzyści z nowego systemu komunikacji czerpie ok. 750 pracowników, w tym ok. 20 w biurze w Czechach. Z biegiem czasu także tamtejszy zakład produkcyjny zostanie zintegrowany z systemem Lync. Dodatkowo, obecnie użytkowaną wersję 2010, Grupa Synthos S.A. zamierza już wkrótce zastąpić Lync Server 2013.

?W nowej wersji ma się pojawić wiele interesujących nas funkcji, w tym m.in. telefonia IP działająca w sieciach komórkowych, integracja z narzędziami Skype oraz w pełni funkcjonalny klient dla wykorzystywanych u nas tabletów. Biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia, chcemy możliwie szybko zacząć korzystać z możliwości najnowszej wersji rozwiązania Lync? ? mówi Marek Niziołek, dyrektor Działu IT w Grupie Synthos S.A.

 

* * *
 

Podsumowanie korzyści

Wdrożenie rozwiązań Microsoft przyniosło Grupie Synthos S.A. szereg korzyści:

  • Niższe koszty operacyjne Działu IT ? Grupa Synthos S.A. wyeliminowała potrzebę utrzymywania okablowania miedzianego, w rezultacie obniżyła koszty
  • Jeden system, wiele usług ? dzięki wdrożeniu powstało środowisko obejmujące wszystkie nowoczesne formy komunikacji ? telefonię, telekonferencje audio/wideo, komunikator błyskawiczny, pocztę elektroniczną i głosową
  • Centralne zarządzanie usługami dla pracowników w dowolnej lokalizacji, w tym w lokalizacjach zdalnych
  • Integracja systemów zewnętrznych ? platforma Lync Server 2010 umożliwiła udostępnianie w ramach jednego środowiska usług wielu dotychczas odrębnych systemów różnych producentów, m.in. Polycom, BlackBerry, a wkrótce także telefonów komórkowych, tabletów i aplikacji biznesowych (IFS)
  • Miejsce pracy podążające za pracownikiem ? możliwość korzystania z dowolnego aparatu w firmie tak jak z aparatu na własnym biurku (po wprowadzeniu PIN-u); możliwość odpowiadania na wiadomości błyskawiczne w firmie i poza nią